Há um momento preciso em que um vinho deixa de ser um vinho e passa a ser uma linha de base de dados. Acontece do lado do importador, normalmente numa folha de cálculo, normalmente semanas depois da sua prova, e normalmente com as listas de outros quatro produtores abertas nos separadores ao lado.
Tudo na sua tabela de preços ou ajuda esse momento ou o atrapalha. A maioria das tabelas atrapalha.
O que acontece ao ficheiro que envia
O trabalho do comprador é transformar o seu documento em linhas no ERP ou na proposta dele. Cada linha precisa de referência, nome, formato, preço, moeda e condição de entrega — e o sistema recusa a linha se faltar algum desses campos.
Então ele lê o seu PDF, redigita o que consegue e começa uma lista de perguntas. Cada pergunta é um ciclo de responder-e-esperar de um ou dois dias. Quatro perguntas são uma semana, e uma semana chega para que um produtor concorrente, cuja lista carregou sem atrito, fique com o espaço em linear.
O objetivo não é um documento mais bonito. É um documento que sobrevive a ser transformado em dados.
Uma linha por unidade vendável
É a correção estrutural com maior impacto. O que se vende não é um “vinho” — é um formato de um vinho de uma colheita. Se o seu Reserva existe em 0,75 e em magnum, são duas linhas, com dois preços, dois EAN e duas configurações de caixa.
As listas que dão uma linha por vinho e metem os formatos numa nota são as que geram mais idas e vindas, porque o comprador tem de inventar as linhas em falta e adivinhar os dados que não estão lá.
Os campos sem os quais o comprador não avança
- A sua referência de produto. Um código estável, seu, que não muda quando o nome é reestilizado. É assim que você e o comprador vão falar do mesmo vinho daqui a dois anos.
- Nome completo e colheita, escritos exatamente como no rótulo — não a abreviatura interna que a sua equipa usa.
- Formato, como volume em mililitros ou litros, não “standard”.
- EAN da garrafa e, se existir, da caixa.
- Preço, por garrafa ou por caixa, dizendo explicitamente qual.
- Moeda, escrita. Um
12,50isolado é um palpite. - Incoterm e local — EXW na sua adega e DAP no armazém dele são propostas muito diferentes, e uma lista sem isso convida a uma comparação errada.
- Quantidade mínima de encomenda, se tiver.
- Período de validade. Datas, não “atual”.
- Código pautal, que lhe poupa uma consulta que de outro modo lhe seria pedida.
Acrescente disponibilidade, se puder — o número de garrafas que tem mesmo. Os compradores planeiam em função da alocação, e uma lista que inclui em silêncio um vinho esgotado custa mais capital de confiança do que uma linha em branco.
Os hábitos de formatação que tornam uma lista incarregável
Células unidas. Uma célula unida é uma decisão visual que destrói a estrutura de linhas. Parece arrumada e faz falhar uma importação.
Preços como texto. € 12,50 /gf numa só célula tem de ser limpo antes de
poder ser somado. Ponha o número na sua coluna e a moeda no cabeçalho.
Um bloco de cabeçalho decorativo. Cinco linhas de logótipo e morada por cima da tabela significam que os nomes das colunas não estão na primeira linha. A ferramenta de importação de cada comprador passa a precisar de ajuda manual.
Dois nomes para o mesmo vinho. A lista diz Reserva Tinto, a ficha técnica diz Reserva Red, o rótulo diz Reserva. Três nomes são três linhas na base de dados de alguém, e mais cedo ou mais tarde o problema de reconciliação será seu.
Notas que transportam lógica de preço. “10% de desconto acima de 300 garrafas, à saída da adega, exceto países nórdicos” pertence a uma coluna estruturada ou a um acordo à parte, não a um rodapé que se perde a caminho do ERP.
Por mercado, não por planeta
Os produtores tentam muitas vezes escrever uma lista única que cubra todos os mercados, sustentada por notas de rodapé. Nunca sobrevive ao contacto com um comprador, porque o comprador só quer a linha dele — e é precisamente nas notas que os erros se escondem.
Uma lista por mercado, gerada a partir dos mesmos dados de produto, dá mais ficheiros mas muito menos risco: um importador francês vê EUR e o incoterm dele, um comprador britânico vê GBP e o dele, e ninguém tem de descobrir que rodapé lhe aplica.
O problema de versões que nenhum anexo resolve
Uma tabela de preços é uma fotografia. No momento em que sai da sua caixa de correio começa a envelhecer, e não faz ideia de que cópia é que cada um está a citar. Um produtor com uma dúzia de compradores ativos tem normalmente uma dúzia de versões da verdade em circulação e nenhuma forma de saber qual é qual.
Só existem duas respostas reais. Ou a sua lista tem um período de validade firme e você reenvia quando expira — a versão disciplinada — ou o comprador lê uma lista que você mantém atualizada, e a questão de saber que cópia ele tem nunca chega a existir.
A segunda é para isso que existe o Drinksbase Connect: você mantém os dados de produto e os preços, partilha uma lista com um importador concreto, e o que ele vê é o que você vende hoje ao preço que pratica hoje. Quando muda um preço, a cópia dele muda também — porque não há cópia.
Antes de enviar a próxima
- Uma linha por unidade vendável — vinho, colheita, formato.
- Uma referência de produto estável na primeira coluna.
- Moeda, incoterm e validade declarados explicitamente, não subentendidos.
- Números em células numéricas; sem células unidas; nomes de coluna na primeira linha.
- Nomes coincidentes com o rótulo e com as suas fichas técnicas.
- Uma lista por mercado, não uma lista com rodapés.
- Um contacto com nome para dúvidas — e a expectativa de que serão menos.
