Peça uma ficha técnica a dez produtores e recebe dez PDFs bonitos. Pergunte a dez importadores o que fazem com eles e a resposta é sempre a mesma: abrem, copiam quatro valores para o sistema deles e enviam-lhe um email a pedir os seis que faltavam.
A desadequação é estrutural. As fichas são desenhadas como peças de marketing e usadas como fontes de dados. Se construir a sua para a segunda função, a primeira continua a funcionar — e os emails de seguimento acabam.
O que o importador está realmente a extrair
Observe o copiar-colar e o padrão aparece. Os compradores desmontam a ficha em quatro blocos, e só um deles é aquele em que os produtores gastam o tempo.
1. Identidade
O nome tal como aparecerá numa tabela de preços, o produtor, a denominação ou indicação geográfica, a colheita, a cor e o estilo, e as castas com percentagens. As percentagens contam mais do que parece: vários mercados exigem a composição do lote para listar um vinho, e “predominantemente Touriga Nacional” não é uma percentagem.
2. Análise
Álcool com uma casa decimal, acidez total, pH, açúcar residual, SO₂ total e, para alguns mercados, acidez volátil. São estes os números que acabam na documentação aduaneira e nas bases de dados dos retalhistas, e são específicos do vinho e do engarrafamento, não da marca.
Arredonde-os como o rótulo os arredonda. Se o rótulo diz 13,5% vol e a ficha diz 13,42%, alguém vai ter de decidir qual escrever — e vai perguntar-lhe.
3. Logística
É o bloco que falta mais vezes, e o que trava uma listagem:
- formato da garrafa e volume de enchimento;
- tipo de vedante;
- peso da garrafa — cada vez mais pedido isoladamente, por causa das obrigações de reporte de embalagem;
- configuração da caixa: garrafas por caixa, dimensões e peso;
- paletização: caixas por camada, camadas por palete, total de garrafas;
- EAN ou GTIN por garrafa e, se existir, por caixa;
- código pautal (SH / Taric).
Nada disto é glamoroso, e tudo isto é necessário antes de um vinho poder ser cotado, expedido ou colocado em linear.
4. História
Vinha, solos, rendimentos, notas de vindima, vinificação, estágio, nota de prova, prémios, harmonização. A parte que a maioria dos produtores escreve primeiro. Vende o vinho aos clientes do comprador — mas o comprador não consegue listar o vinho com ela.
As três falhas que geram mais email
A colheita só existe no nome do ficheiro.
FichaTecnica_Reserva_2022_FINAL_v3.pdf é renomeado a caminho da drive partilhada
de alguém, e fica com uma ficha analítica sem ano na página. Ponha a colheita
dentro do documento, no topo, ao lado do nome.
O álcool da ficha e o álcool do rótulo não coincidem. Normalmente porque a ficha foi escrita a partir da análise pré-engarrafamento e o rótulo foi impresso a partir da final. O importador tem de reconciliar dois números com ar oficial, e a única forma de o fazer é perguntar-lhe.
Uma ficha, vários engarrafamentos. Um vinho engarrafado em 0,75, magnum e bag-in-box são três conjuntos de dados logísticos por trás de um conjunto de valores analíticos. Fichas que tentam cobrir os três numa nota de rodapé são mal lidas. Ou dá uma ficha a cada formato, ou torna a tabela de formatos inequívoca.
O idioma é um problema de dados, não de tradução
Um importador em Itália quer a ficha em italiano. Um em França quere-a em francês. A maioria dos produtores resolve isto com uma pasta de PDFs traduzidos, o que funciona exatamente até uma análise ser revista — momento em que quatro documentos precisam de edição e, na prática, dois recebem-na.
Os valores em si não precisam de tradução. 13,5% vol, 5,8 g/L, pH 3,42 são
iguais em qualquer idioma. O que precisa de tradução são as etiquetas à volta
deles e o bloco de história. É um bom argumento para guardar a ficha como dados
estruturados com uma camada de tradução por cima, em vez de quatro documentos
independentes que por acaso se relacionam.
Gerar a ficha, não a manter
A versão da ficha do seu Reserva que está na caixa de correio de um importador é uma fotografia do dia em que a enviou. Se a ficha é um ficheiro que edita, cada correção é um reenvio e uma esperança de que usem a nova.
Se a ficha é gerada a partir do registo de produto, a correção acontece num único sítio e todas as exportações futuras saem certas. Melhor ainda: um comprador com acesso ao registo não precisa sequer do PDF — lê os valores atuais, e a questão de saber que versão tem deixa de existir.
É esse o desenho das fichas de produto na Drinksbase: um registo por vinho e colheita, com identidade, análise, logística e história, a partir do qual são derivados o PDF, a página de e-label e a entrada de catálogo. Use-nos ou não, o princípio mantém-se. Uma ficha técnica deve ser uma vista dos seus dados, não uma cópia deles.
Uma checklist para confrontar com as suas fichas
- Nome do vinho, produtor, denominação, colheita e cor, todos na página.
- Castas com percentagens que somam 100.
- Álcool, acidez total, pH, açúcar residual, SO₂ total — coerentes com o rótulo.
- Formato da garrafa, vedante, peso da garrafa.
- Configuração de caixa e palete, com contagens e dimensões.
- EAN por garrafa e, se aplicável, por caixa.
- Código pautal.
- Informação de alergénios e ingredientes, ou ligação ao e-label que a contém.
- Uma nota de prova que pareça escrita por uma pessoa.
- Data ou versão no documento, para que uma cópia antiga se identifique como antiga.
