Il vostro listino è un foglio di calcolo, e questo vi sta costando referenze

C’è un momento preciso in cui un vino smette di essere un vino e diventa una riga di database. Succede dal lato dell’importatore, di solito in un foglio di calcolo, di solito settimane dopo la vostra degustazione, e di solito con i listini di altri quattro produttori aperti nelle schede accanto.

Tutto ciò che riguarda il vostro listino o aiuta quel momento o lo intralcia. La maggior parte dei listini lo intralcia.

Che fine fa il file che mandate

Il compito del compratore è trasformare il vostro documento in righe nel proprio ERP o nella propria offerta. Ogni riga vuole un riferimento, un nome, un formato, un prezzo, una valuta e una resa, e il sistema rifiuta la riga se manca qualcosa.

Così legge il vostro PDF, ridigita quel che può e comincia una lista di domande. Ogni domanda è un ciclo di risposta e attesa di uno o due giorni. Quattro domande sono una settimana, e una settimana basta perché un produttore concorrente, il cui listino si è caricato pulito, si prenda lo spazio a scaffale.

L’obiettivo non è un documento più bello. È un documento che sopravvive alla trasformazione in dati.

Una riga per unità vendibile

È la correzione strutturale con l’impatto maggiore. Ciò che si vende non è un “vino” — è un formato di un vino di un’annata. Se il vostro Riserva esiste in 0,75 e in magnum, sono due righe, con due prezzi, due EAN e due configurazioni di cartone.

I listini che danno una riga per vino e mettono i formati in nota sono quelli che generano più scambi, perché il compratore deve inventarsi le righe mancanti e indovinare i dati che non ci sono.

I campi senza cui il compratore non procede

• Il vostro riferimento prodotto. Un codice stabile, vostro, che non cambia quando il nome viene ridisegnato. È così che voi e il compratore parlerete dello stesso vino fra due anni.
• Nome completo e annata, scritti esattamente come in etichetta — non l’abbreviazione interna che usa il vostro ufficio.
• Formato, come volume in millilitri o litri, non “standard”.
• EAN della bottiglia e, se esiste, del cartone.
• Prezzo, per bottiglia o per cartone, dicendo esplicitamente quale.
• Valuta, scritta. Un 12,50 da solo è una supposizione.
• Incoterm e luogo — EXW cantina e DAP magazzino sono offerte molto diverse, e un listino che tace su questo invita a un confronto sbagliato.
• Quantitativo minimo d’ordine, se ne avete uno.
• Periodo di validità. Date, non “in corso”.
• Codice doganale, che gli risparmia una ricerca che altrimenti chiederà a voi.

Aggiungete la disponibilità, se potete — le bottiglie che avete davvero. I compratori pianificano sull’allocazione, e un listino che include in silenzio un vino esaurito costa più credito di quanto ne costerebbe una riga vuota.

Le abitudini di formattazione che rendono un listino incaricabile

Celle unite. Una cella unita è una scelta visiva che distrugge la struttura a righe. Sembra ordinata e fa fallire un’importazione.

Prezzi come testo. € 12,50 /bt in una sola cella va ripulito prima di poter essere sommato. Mettete il numero nella sua colonna e la valuta nell’intestazione.

Un blocco di intestazione decorativo. Cinque righe di logo e indirizzo sopra la tabella significano che i nomi delle colonne non sono sulla prima riga. Lo strumento di import di ogni compratore ha allora bisogno di aiuto manuale.

Due nomi per lo stesso vino. Il listino dice Riserva Rosso, la scheda dice Riserva Red, l’etichetta dice Riserva. Tre nomi sono tre righe nel database di qualcuno, e prima o poi la riconciliazione sarà un problema vostro.

Note che contengono logica di prezzo. “Sconto 10% oltre 300 bottiglie, franco cantina, esclusi i paesi nordici” appartiene a una colonna strutturata o a un accordo a parte, non a una nota che si perde per strada verso l’ERP.

Per mercato, non per pianeta

I produttori provano spesso a scrivere un unico listino che copra tutti i mercati, tenuto insieme da note. Non sopravvive mai al contatto con un compratore, perché al compratore interessa solo la propria riga — e le note sono esattamente il posto dove si nascondono gli errori.

Un listino per mercato, generato dagli stessi dati di prodotto, sono più file ma molto meno rischio: un importatore francese vede EUR e il suo incoterm, un compratore britannico vede GBP e il suo, e nessuno deve capire quale nota lo riguardi.

Il problema delle versioni che nessun allegato risolve

Un listino è una fotografia. Nel momento in cui esce dalla vostra posta comincia a invecchiare, e non avete idea di quale copia stia citando ciascuno. Un produttore con una dozzina di compratori attivi ha di norma una dozzina di versioni della verità in circolazione e nessun modo di distinguerle.

Le risposte vere sono due. O il listino porta un periodo di validità netto e voi lo rimandate alla scadenza — la versione disciplinata — oppure il compratore legge un listino che voi tenete aggiornato, e la domanda su quale copia abbia in mano non si pone mai.

La seconda è ciò per cui esiste Drinksbase Connect: voi mantenete i dati di prodotto e i prezzi, condividete un listino con un importatore preciso, e quello che lui vede è ciò che vendete oggi al prezzo di oggi. Quando cambiate un prezzo, cambia anche la sua copia, perché non c’è nessuna copia.

Prima di mandare il prossimo

• Una riga per unità vendibile — vino, annata, formato.
• Un riferimento prodotto stabile nella prima colonna.
• Valuta, incoterm e validità dichiarati, non sottintesi.
• Numeri in celle numeriche; nessuna cella unita; nomi di colonna sulla prima riga.
• Nomi coerenti con l’etichetta e con le vostre schede tecniche.
• Un listino per mercato, non un listino con le note.
• Un contatto con nome e cognome per le domande — e l’aspettativa che saranno meno.